Datenschutzinformation der Post Wertlogistik GmbH

Verpflichtende Informationen nach Art 13 und 14 DSGVO mit rein informativem Charakter

Stand: September 2023

1. Wer ist für den Umgang mit Ihren Daten verantwortlich?

1.1. Die Post Wertlogistik GmbH, Steinheilgasse 1, 1210 Wien („PWL“, "wir", "uns") ist verantwortlich, Ihre personenbezogenen Daten ausreichend zu schützen.

1.2. Die PWL beachtet deshalb die Rechtsvorschriften zum Schutz, zum rechtmäßigen Umgang und zur Geheimhaltung personenbezogener Daten (insbesondere die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), das Datenschutzgesetz (DSG)), sowie zur Datensicherheit und allen weiteren maßgeblichen Vorschriften.

2. Zu welchem Zweck und auf Basis welcher Rechtsgrundlage werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet?

Wir sind ein Werttransportunternehmen mit den Gewerbeberechtigungen (i) Sicherheitsgewerbe (Berufsdetektive, Bewachungsgewerbe), eingeschränkt auf Bewachungsgewerbe (ii) Beförderung von Gütern mit Kraftfahrzeugen im grenzüberschreitenden Verkehr (iii) Vermietung von Kraftfahrzeugen ohne Beistellung eines Lenkers (iv) Lagereigewerbe. Im Rahmen dieser Gewerbeberechtigungen führen wir Tätigkeiten durch und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten als Interessent*in, Kund*in, Lieferant*in/Geschäftspartner*in, Ansprechperson/Empfänger*in oder Gewinnspielteilnehmer*in.

2.1. Verarbeitung für die Vertragserfüllung und Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen

Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten gemäß Art 6 Abs 1 lit b DSGVO

zur Auftragsabwicklung. Welche Leistungen wir für Sie erbringen, hängt vom jeweiligen Vertrag ab, z.B.: Werttransportvertrag (Versand bzw. Zustellung), Lagerungsvertrag, Vertrag zur Befüllung und Servicierung von Bankomaten und SB-Automaten, Vertrag zur Bargeldbearbeitung, Zählung, Aufbereitung und Verpackung von Münzen und Banknoten, Vertrag zur Bereitstellung von Wechselgeld, Vertrag zur Bereitstellung eines Bargeldeinzahlungssystems und damit verbundener Zusatzservices, Bewachung, Vermietung, Gewinnspielteilnahmevertrag/Teilnahmebedingungen, wenn Sie an einem unserer Gewinnspiele teilnehmen.
zur laufenden Kundenbetreuung und Bearbeitung Ihrer Anfragen, z.B. wenn Sie sich mit einer Frage an uns wenden (wie etwa über ein Kontaktformular).

Im Rahmen der vorgenannten Zwecke verarbeiten wir Ihre Personenstammdaten, Adressdaten, Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer), Zahlungsdaten, Sendungsdaten, Nutzungsdaten (wie etwa systemspezifische Daten, die z.B.: von einem zum Einsatz gelangenden Einzahlungssystem durch Ihre Nutzung bereitgestellt und verarbeitet werden), Logdaten in für Ihre Nutzung bereitgestellten Portalen, Dokumenteninhaltsdaten, Identifikationsdaten (z.B. Ausweisdaten, Firmenbuchnummer, KSV-Nummer, UID-Nummer, Kundennummer, Geburtsdatum, Unterschrift), Bilddaten. Der Umfang der Datenverarbeitung ergibt sich aus den Vertragsunterlagen.

Bevor die Wertlogistik Ihre Daten für andere als in diesem Dokument dargestellte Zwecke verarbeitet, informieren wir Sie gesondert.

2.2. Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen

Auch im Interesse der Wertlogistik oder eines Dritten können Ihre Daten verarbeitet werden.
Diese Datenverarbeitung erfolgt gemäß Art 6 Abs 1 lit f DSGVO,

zur Geschäfts-, und Vertriebssteuerung, Kundenbetreuung / Lieferanten / Geschäftspartnerbetreuung. Dazu zählt auch das Führen eines CRM-Systems in gemeinsamer Verantwortung mit der Konzernmutter (Österreichische Post Aktiengesellschaft) und ausgewählter Konzerngesellschaften, insbesondere zur Vermeidung von Werbung / Überservicierung zu bereits genutzten Services, Rückfragen möglicher Kund*innenrisiken (bspw. Beurteilung des Kreditrisikos) und notwendiger interner Abstimmungen zum (gemeinsamen) Außenauftritt ("Buddy-System").
zur Erstellung von Statistiken zur Entwicklung neuer Produkte / Dienstleistungen / Services.
für Marketingzwecke: Auch die Nutzung Ihrer Daten für Direktmarketingzwecke der Wertlogistik kann ein berechtigtes Interesse darstellen. Eine derartige Nutzung Ihrer Daten durch die Wertlogistik erfolgt, wenn Sie eine Kund*innenbeziehung zu uns haben und/oder Sie sich für den Verkauf eines unserer Produkte oder Dienstleistungen interessieren. Ansonsten werden wir Ihre Daten für Marketingzweck der Wertlogistik nur mit Ihrer gesonderten und jederzeit widerrufbaren Einwilligung verwenden. Ihre Daten zur Verwendung für Marketingzwecke können auch von Adressverlagen und Direktmarketingunternehmen zugekauft werden (siehe dazu Punkt 3. unten).
zur Sicherstellung des Eigentums- und Verantwortungsschutzes, Prävention von Angriffen, Beweissammlung und Abwehr/Durchsetzung von Rechtsansprüchen und Durchsetzung unseres Hausrechtes durch Videoüberwachung, Zutrittskontrolle, stichprobenartige Taschenkontrollen – hierzu wird auf die gesonderte, einschlägige „Datenschutzinformation der Post Wertlogistik GmbH zu ausgewählten Datenverarbeitungen an den Stützpunkten (Videoüberwachung, Zutritt, Besuchermanagement)“ hingewiesen, die Ihnen bei Zutrittsgewährung zu einem unserer
Stützpunkte zur Kenntnis gebracht wird. Dabei können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten (wie insbesondere strafrechtlich relevante Daten, biometrische Daten) gemäß Art 9 DSGVO verarbeitet werden.
zur Compliance: Darunter ist die Konformität mit gesetzlichen und anderen Anforderungen, wie etwa ESt- und Sozialversicherungsabzüge, Aufzeichnungs- und Berichtsverpflichtungen, Audits, Konformität mit Überprüfungen durch Regierung / Behörden, Reaktion auf Rechtsprozesse, Verfolgung gesetzlicher Rechte/Abhilfen, Verteidigung bei Rechtsstreitigkeiten, Abwicklung von Schadens- und Versicherungsfällen, Verwaltung interner Anfragen / Beschwerden / Ansprüche, Untersuchungen und konformes Verhalten mit Strategien / Verfahrensweisen, die Erfüllung von internen Aufklärungs- und Informationsanforderungen sowie die Einhaltung von Kund*innen- und Versicherungsverträgen zu verstehen. Dabei können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten (wie insbesondere strafrechtlich relevante Daten, Gesundheitsdaten) gemäß Art 9 DSGVO verarbeitet werden.
zur Planung, Durchführung und Dokumentation interner Revisionsmaßnahmen sowie forensischer Analysen und Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung z.B. zur Sicherstellung von Wirtschaftlichkeit, Qualität und Sicherheit, zur Sicherstellung kontinuierlicher Verbesserung unserer Geschäftsprozesse und Erfüllung der aufsichtsrechtlichen Verpflichtungen, weiters Erhebungen zu Aufklärungs- und Präventionszwecken bei Verdacht auf strafrechtswidriges Verhalten gegen die PWL. Dabei können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten (wie insbesondere Gesundheitsdaten, strafrechtlich relevante Daten) gemäß Art 9 DSGVO verarbeitet werden. Wir beachten alle gesetzlich vorgeschrieben Sonderbestimmungen für deren Verarbeitung.
Die Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs, Durchführung von Belastungstests, Entwicklung von neuen und Adaptierung der bestehenden Produkte und Systeme, Migration von Daten zur Sicherstellung der Tragfähigkeit und Integrität der Systeme und damit im weiteren Sinn auch der verarbeiteten Daten. Dabei werden die angegebenen personenbezogenen Daten vorwiegend für Tests verwendet, wenn dies nicht mit vertretbarem wirtschaftlichem Aufwand auf Basis von anonymen Daten erfolgen kann.

Im Rahmen der vorgenannten Zwecke verarbeiten wir Ihre Personenstammdaten, Adressdaten, Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer), Zahlungsdaten, Bonitätsdaten, Sendungsdaten, Nutzungsdaten (wie etwa systemspezifische Daten, die z.B.: von einem zum Einsatz gelangenden Einzahlungssystem durch Ihre Nutzung bereitgestellt und verarbeitet werden), Dokumenteninhaltsdaten, Identifikationsdaten (z.B. Ausweisdaten, Firmenbuchnummer, KSV-Nummer, UID-Nummer, Kundennummer, Geburtsdatum, Unterschrift), Bilddaten.

2.3. Verarbeitung aufgrund rechtlicher Verpflichtungen

Die PWL hat gesetzliche Verpflichtungen z.B. aufsichtsrechtliche Vorgaben, gesellschaftsrechtliche, steuer- oder unternehmensrechtliche sowie abgabenrechtlichen Vorgaben, Prüf- und Berichtspflichten sowie gewerberechtliche Verpflichtungen. Damit wir diese erfüllen können, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten gemäß Art 6 Abs 1 lit c DSGVO in dem vom jeweiligen Gesetz geforderten Umfang.

Im Rahmen der vorgenannten Zwecke verarbeiten wir Ihre Personenstammdaten, Adressdaten, Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer), Zahlungsdaten, Sendungsdaten, Nutzungsdaten, Dokumenteninhaltsdaten, Identifikationsdaten (z.B. Ausweisdaten, Firmenbuchnummer, KSV-Nummer, UID-Nummer), Bilddaten.

2.4. Verarbeitung aufgrund Einwilligung

Gibt es weder einen Vertrag / vorvertragliche Handlung noch rechtliche Verpflichtungen oder ein berechtigtes Interesse, kann die Datenverarbeitung aufgrund Ihrer Einwilligung berechtigt sein. Wir holen gesondert Ihre Einwilligung gemäß Art 6 Abs 1 lit a DSGVO ein, sofern keiner der oben unter Punkt 2.1 bis 2.3 dargestellten Rechtfertigungsgründe vorliegt. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der, aufgrund Ihrer Einwilligung bis zu Ihrem Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Umfang und Inhalt der Ihrerseits eingewilligten Datenverarbeitung ergibt sich aus der jeweiligen Einwilligung.

2.5. Sind Sie verpflichtet, Ihre Daten bereitzustellen?

Der Abschluss und die Erfüllung des jeweiligen Vertrages sind nur möglich, wenn wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten können. Geben Sie uns die notwendigen Daten nicht an, kann kein Vertrag abgeschlossen werden. Gleiches gilt dort, wo es aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist; auch in diesem Fall müssen wir Ihre Daten verarbeiten. Möchten Sie dies nicht, dürfen wir bestimmte Services nicht erbringen. Wenn wir Ihre Daten aufgrund Ihrer Einwilligung verarbeiten, können Sie frei entscheiden, diese Einwilligung zu erteilen und die Daten bereitzustellen oder nicht.

2.6. Kommt bei der PWL hinsichtlich meiner personenbezogenen Daten eine automatisierte Entscheidungsfindung zum Einsatz?

Sofern bei einer Verarbeitung eine automatisierte Entscheidungsfindung inklusive Profiling stattfindet, werden Sie bei dieser Verarbeitung gesondert informiert. Derzeit gibt es keine solche Verarbeitungstätigkeit.

3. Werden auch Daten verarbeitet, die die Wertlogistik nicht direkt bei Ihnen erhebt?

Die meisten personenbezogenen Daten, die wir über Sie verarbeiten, geben Sie uns direkt bekannt oder durch Nutzung unserer Services. Daneben besteht die Möglichkeit, dass wir Ihre Daten auch aus anderen Quellen erheben:

3.1. Datenquelle: Öffentliche zugängliche Register, wie z.B.: Firmenbuch, Grundbuch, Insolvenzdatei, Zentrales Melderegister, Gewerberegister, Vereinsregister, Ediktsdatei.

Kategorien der Daten: Personenstammdaten, Adressdaten, Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer), Funktionen, wirtschaftliche Tätigkeiten, Beteiligungen, finanzielle Daten (z.B. Jahresabschluss, Bonitätsdaten, Insolvenzen, Konkurse), Grundeigentum samt Belastungen und Rechten, Dokumenteninhaltsdaten, Identifikationsdaten, Bilddaten).

Zwecke und Rechtsgrundlagen:

Sorgfaltspflicht (insb. § 1157 ABGB, allgemeine Verkehrssicherungspflichten)
Berechtigtes Interesse an der Betrugsprävention und - bekämpfung und ähnlichen Straftaten

3.2. Datenquelle: Schuldnerverzeichnisse, wie z.B. Kreditschutzverband von 1870

Kategorien der Daten: Personenstammdaten, Adressdaten, Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer), Funktionen, wirtschaftliche Tätigkeiten, Beteiligungen, finanzielle Daten (z.B. Bonitätsdaten, insbesondere offene Forderungen und Schulden, Insolvenzen, Konkurse)

Zwecke und Rechtsgrundlagen:

Sorgfaltspflicht (insb. § 1157 ABGB, allgemeine Verkehrssicherungspflichten)
Berechtigtes Interesse an der Betrugsprävention und -bekämpfung und ähnlichen Straftaten und Risikominimierung

3.3. Datenquelle: Adressverlage und Direktmarketingunternehmen gemäß § 151 GewO

Kategorien der Daten: Personenstammdaten, Adressdaten, Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer), Geburtsdatum, Berufs-, Branchen- oder Geschäftsbezeichnung und Zugehörigkeit der betroffenen Person zu diesem Kund*innen- und Interessent*innendateisystem.

Zwecke und Rechtsgrundlagen:

Marketingzwecke

In diesem Fall wurden Sie von den Lieferant*innen dieser Adressverlage über die geplante Datenverwendung informiert. Die so ermittelten Daten können dann an werbetreibende Unternehmen für Werbesendungen per Post oder weitere Marketingzwecke weitergegeben werden.

3.3. Datenquelle: Unsere Kund*innen/Ihre Vertragspartner*innen

Kategorien der Daten: Personenstammdaten, Adressdaten, Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer), Geburtsdatum, Funktionen.

Zwecke und Rechtsgrundlagen:

Verarbeitung für die Vertragserfüllung und Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen

In diesem Fall (insb. wenn Sie als Empfänger*in einer zuzustellenden Sendung oder Ansprechpartner*in fungieren, ohne gleichzeitig mit uns in Vertragsbeziehung zu stehen) wurden Sie von Ihrem*'Ihrer Vertragspartner*in über die geplante Datenverwendung / Verweis auf diese Datenschutzhinweise informiert.

4. An wen dürfen Ihre Daten weitergegeben werden?

4.1. Externe Dienstleister*innen: In unserer arbeitsteiligen Gesellschaft werden dafür erforderliche Datenverarbeitungen häufig von darauf spezialisierten Unternehmen, sogenannte Dienstleister*innen (Auftragsverarbeiter*innen) erledigt. Diese Unternehmen können derartige Leistungen wirtschaftlich günstig und vor allem hochwertig erbringen. Deshalb übermitteln wir an diese Unternehmen Ihre personenbezogenen Daten im für die jeweilige Leistungserbringung erforderlichen Umfang. Derartige Leistungen sind jedenfalls die Datenspeicherung in sicheren Rechenzentren, die Bereitstellung und Wartung von Applikationen/Software, Bereitstellung von Bargeldeinzahlungssystemen und damit verbundene Schnittstellen und diesbezügliche Datenverarbeitung, die Abrechnung und das Erbringen von Druckdienstleistungen.

4.2 Gerichte, Behörden, Versicherungen, Dritte: Im Rahmen und zum Zweck der Aufklärung von Sicherheitsvorfällen kann es erforderlich sein, dass die personenbezogenen Daten an eine Vertrauensperson (Mitglied des Betriebsrates), die Datenschutzbeauftragte der Post Wertlogistik GmbH, den Erhebungsdienst der Österreichische Post Aktiengesellschaft, Sicherheitsbehörden (zur Beweismittellieferung in Strafrechtsangelegenheiten / sicherheitspolizeilichen Zwecken), an die Staatsanwaltschaft (zur Beweismittellieferung in Strafrechtsangelegenheiten), an Gerichte (zur Beweismittellieferung in Strafrechts- bzw. Zivilrechtsangelegenheiten) und an Versicherungen (ausschließlich zur Abwicklung von Versicherungsfällen) weitergegeben werden.

Wie unter Punkt 2.2 dargestellt, wird in gemeinsamer Verantwortung mit der Konzernmutter (Österreichische Post Aktiengesellschaft) und ausgewählter Konzerngesellschaften ein CRMSystem geführt; diese Konzerngesellschaften gelten insofern als Datenempfänger*innen.

Darüber hinaus ist insbesondere auch eine Weitergabe an Abschlussprüfer*innen, Dritte, sofern es für die Vertragserfüllung oder rechtliche Vorschriften verpflichtend ist (z.B.: Banken, Empfänger*innen einer Überweisung) oder Sie eingewilligt haben, weitergegeben werden.

4.3. Innerhalb der PWL erhalten jene Stellen bzw. Mitarbeiter*innen personenbezogene Daten, die diese zur Erfüllung vertraglicher, gesetzlicher Pflichten sowie berechtigter Interessen benötigen. Werden Daten zur Verarbeitung an Empfänger*innen weitergegeben, bedeutet das nicht, dass in jedem Fall alle Datensätze übermittelt werden, sondern nur jene Datensätze, die für den Zweck der Verarbeitung durch Dritte notwendig sind.

5. Dürfen Ihre Daten auch an ein anderes Land (auch außerhalb der EU) weitergeben werden?

5.1 Ja, wenn diesem Drittland durch die Europäische Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere geeignete Datenschutzgarantien vorhanden sind (z.B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder EUStandarddatenschutzklauseln).

5.2. In besonderen Fällen kann die Übermittlung an ein Drittland auch mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung erfolgen, sofern wir Sie über die möglichen Risiken der beabsichtigen Übermittlung und das Fehlen geeigneter Datenschutzgarantien (Punkt 5) aufgeklärt haben.

6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

6.1. Sobald die PWL Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für die oben dargestellten Zwecke braucht, löscht sie diese, sofern keine weiteren (gesetzlichen) Aufbewahrungsfristen greifen.

6.2. Üblicherweise löschen wir Ihre personenbezogenen Daten daher (i) nach Ablauf der Kund*innen-/Lieferant*innenbeziehung bzw. 3 Jahren nach letztem Kontakt mit Ihnen als Kund*in, Ansprechperson/Empfänger*in (ii) nach rechtskräftiger Beendigung eines Gerichtsverfahrens (iii) 6 Monate nach Durchführung eines Gewinnspiels (iv) nach Wegfall des berechtigten Interesses (v) nach Ablauf einer gesetzlichen Frist.

Die für die Wertlogistik GmbH wesentlichen gesetzlichen Bestimmungen / Aufbewahrungsfristen sind z.B.: § 212 Unternehmensgesetzbuch (7 Jahre), § 132 Bundesabgabenordnung (7 Jahre bzw. für die Dauer des Abgabenverfahrens), §§ 1295 iVm 1489 ABGB Allgemeines Bürgerliches Gesetzbuch (Schadenersatzfrist 3 Jahre), §§ 933f Allgemeines Bürgerliches Gesetzbuch (Gewährleistungsfrist 2 bzw. 3 Jahre).

7. Welche Rechte haben Sie?

7.1. Wenn Sie möchten, dann geben wir Ihnen jederzeit Auskunft über alle Ihre personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten. Zusätzlich haben Sie auch in einigen Fällen ein Recht auf Datenportabilität und somit Herausgabe Ihrer uns bekannt gegebenen personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format.

7.2. Sie haben unter bestimmten Voraussetzungen das Recht, Berichtigung, Einschränkung der Verarbeitung oder Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten oder Einschränkung der Verarbeitung dieser Daten durch uns zu verlangen. In einigen oben genannten Fällen ist die PWL durch Ihre Einwilligung berechtigt Ihre personenbezogenen Daten zu verarbeiten. Die Einwilligung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, bis dahin verarbeiten wir sie rechtmäßig.

7.3. Ihr Widerspruchsrecht: Weiters haben Sie unter bestimmten Voraussetzungen das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung durch uns zu verlangen, nämlich wenn dies aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gerechtfertigt ist oder uneingeschränkt, wenn die Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung erfolgt. Kontaktaufnahmemöglichkeit siehe unter Punkt 8. unten.

7.4. Zusätzlich haben Sie eine Beschwerdemöglichkeit bei der Österreichischen Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien. Daneben steht Ihnen die Möglichkeit offen, Ihre Rechte infolge einer datenschutzwidrigen Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beim zuständigen Zivilgericht geltend zu machen.

8. Wer ist Datenschutzbeauftragte und wie kann ich Kontakt aufnehmen?

EBERHARDT Rechtsanwälte OG, Weihburggasse 18-20, 1010 Wien. Die Datenschutzbeauftragte der Post Wertlogistik GmbH erreichen Sie unter wertlogistik.datenschutzbeauftragter@post.at oder unter der Anschrift Post Wertlogistik GmbH, Datenschutz, Steinheilgasse 1, 1210 Wien.