Bestellerfassung Unsere Lösung zur automatisierten Bestellerfassung übernimmt für Sie den gesamten Prozess von der Digitalisierung über die Klassifizierung bis hin zur Datenextraktion und der Bereitstellung in einem strukturierten Datenformat, das Sie automatisiert in Ihre IT Systeme importieren können.

Bei der Bearbeitung von Bestellungen wird man mit einigen Herausforderungen konfrontiert, denn gerade beim Bestellprozess kommt es immer wieder zu unerwünschten, aber unvermeidlichen Medienbrüchen. Häufig werden Bestellungen unstrukturiert und nicht in maschinenlesbarer Form über den Postweg, per E-Mail oder per Fax übermittelt. Die nachfolgende manuelle Erfassung der Bestellungen in Ihren IT Systemen ist mit hohem personellem Aufwand verbunden und sehr fehleranfällig. Mit der automatischen Bestellerfassung werden die Daten in strukturierter Form für die Weiterverwendung bereitgestellt.

So funktioniert die automatische Bestellerfassung

1. Bestelleingang mittels Post, Fax oder E-Mail
   Ihrem Unternehmen werden täglich unzählige Bestellungen in physischer oder elektronischer Form als Brief, per Fax oder per E-Mail übermittelt.
2. Datenkonsolidierung
   Alle Eingangskanäle für Ihre Bestellungen laufen bei uns zusammen. Physische Postsendungen werden bereits direkt im Briefverteilzentrum aussortiert und noch vor Beginn des Verteil- oder Umleitungsprozesses an uns übermittelt. Eine schnelle Verarbeitung ist damit garantiert.
3. Digitalisierung
   Physische Postsendungen werden geöffnet und von unseren Mitarbeiter*innen auf High-End Scannern digitalisiert. Sie legen fest, welche Arten von Bestellungen verarbeitet werden und welche ungeöffnet an Sie weitergeleitet werden.
4. Datenextraktion & Klassifizierung
   Die nun digitalisierten Bestellungen aus allen Kanälen werden von unserer Software mit Hilfe von selbstlernenden Algorithmen und künstlicher Intelligenz klassifiziert und die darin enthaltenen Daten extrahiert.
5. Qualitätssicherung & Validierung
   Um Ihnen Daten in höchster Qualität bereitstellen zu können, werden die ausgelesenen Informationen nochmals von unseren Mitarbeiter*innen auf Korrektheit geprüft. Dank der Kombination aus künstlicher und menschlicher Intelligenz erreichen wir eine Qualität von über 99% korrekt ausgelesener Daten.
6. Konformitätsprüfung
   Die Daten werden entsprechend Ihrer Anforderungen einer Konformitätsprüfung unterzogen. Diese kann zum Beispiel die Prüfung auf gültige Kundennummern, korrekte Bestellpositionen oder auch eine Unterschrift sein.
7. Zustellung
   Die nun strukturiert aufbereiteten Bestellungen werden an Ihr Unternehmen und die im Prozess nachgelagerten IT Systeme zur weiteren, automatisierten Verarbeitung übergeben.
8. Archivierung
   Physische Informationsträger wie beispielsweise Briefe werden nach der Verarbeitung entweder an Sie zugestellt oder für einen vorgegebenen Zeitraum gelagert. Danach werden die Belege entweder in Ihr Archiv überführt oder von uns datenschutzkonform vernichtet.
   
   

Ihre Vorteile

• Zeitersparnis durch optimierte Businessprozesse
• Signifikante Ersparnis der Bearbeitungskosten
• Automatische Erkennung und Übernahme der Auftragsinhalte
• Entlastung der Mitarbeiter*innen durch Automatisierung des Bestellvorgangs