Vorteile der digitalen Archivierung
Nimmt auch in Ihrem Betrieb die Archivierung von Papierakten viel Platz und Zeit in Anspruch? Gemeinden, Behörden, Unternehmen – alle kämpfen mit riesigen Mengen an archivierten Daten, die in unterschiedlicher Form gespeichert sind. Auch hier kann die Digitalisierung eine willkommene Abhilfe schaffen – so wird ein schneller, ortsunabhängiger und revisionssicherer Zugriff auf sämtliche Daten im Unternehmen gewährleistet. Die Post Business Solutions bietet Scandienstleistungen für Archive jeder Größe und Art.
Stellen Sie sich eine durchschnittliche österreichische Gemeinde vor – tagtäglich muss sie zahlreiche Akte verfügbar halten. Viele von ihnen, wie z. B. Bau- und Hausakte, müssen dazu sehr lange aufbewahrt werden. Die Verwaltung der archivierten Daten ist oft zeitaufwendig, dazu nehmen endlose Aktenordner viel Raum in Anspruch. Gleichzeitig werden immer mehr Geschäftsprozesse digital – Papierakte und Dokumente sind demnach sowohl in physischer als auch in digitaler Form verfügbar. Die Verwaltung dieser Unterlagen wird zu einer immer größeren Herausforderung.
Die Lösung liegt in einem integrierten digitalen Archiv – dadurch kann man zeitgleich, sicher und ortsunabhängig auf sämtliche archivierte Daten zugreifen. Wegzeiten ins Archiv fallen weg, Lagerfläche und Kosten werden gespart. Die Zufriedenheit von Mitarbeiter*innen steigt, das Service für Kund*innen bzw. Parteien wird wesentlich verbessert.
Mithilfe moderner Digitalisierungslösungen ist es möglich, analoge Archive jeglicher Größe und Ausprägung umfassend elektronisch zu erfassen. Die Post Business Solutions bietet hier Lösungen, die Dokumente und Papierakte nicht nur zu scannen: Auf Wunsch werden sie auch per OCR-Lesetechnologie erfasst, sodass die Texte digital durchsucht werden können.
Dadurch wird auch das gesamte Dokumentenmanagement innerhalb einer Organisation wesentlich verbessert. Darüber hinaus können im Zuge des Hybridscannings Unterlagen direkt auf Mikrofilm übertragen werden. Das ermöglicht eine längere, revisionssichere und vor allem ursprungsgetreue zusätzliche Archivierung.
Archivdigitalisierung in sechs Schritten
Der Prozess der Archivdigitalisierung verläuft in der Regel folgenderweise:
- Papierakte werden übernommen – dies kann entweder per Paket oder Boten erfolgen. Im Falle von größeren Archivbeständen wird die Abholung bzw. die Übernahme durch einen professionellen hauseigenen Transportdienst abgewickelt. Für besonders sensible Unterlagen (z. B. historisches Archivgut) ist es möglich, diese auch vor Ort zu digitalisieren.
- Papierakte werden für die Digitalisierung aufbereitet – bevor der Digitalisierungsprozess beginnt, müssen etwa einzelne Dokumente aus Ordnern entnommen werden, um sie reibungslos scannen zu können.
- Dokumente werden digitalisiert – bei der Digitalisierung besteht die Möglichkeit, Dokumente in Schwarz-Weiß oder in Farbe zu scannen. Die zusätzliche Übertragung auf Mikrofilm kann bei Schwarz-Weiß-Scans optional in diesem Verarbeitungsschritt ebenfalls stattfinden. Der Digitalisierungsprozess wird im Durchlaufscanner abgewickelt. Leere Rückseiten werden dabei digital gelöscht, bleiben aber auf Mikrofilm erhalten. Bei sensiblen und historischen Dokumenten wird das Auflichtverfahren angewendet.
- Dateien müssen lesbar sein – Um die Qualität der neugewonnenen Daten zu prüfen, wird die Lesbarkeit der TIFF-Dateien geprüft. Diese werden anschließend in PDF-Dateien umgewandelt.
- Datenimport im gewünschten Format: Die Daten sind mit dem jeweiligen Systemanbieter kompatibel und werden per SFTP-Server oder auf Datenträger geliefert. Auf Wunsch kann eine zusätzliche Indizierung erfolgen. Die Originalbelege werden danach entweder retourniert, langzeitarchiviert oder datenschutzkonform vernichtet.
Optimale Lösung für Österreichs Städte und Gemeinden
Die Archivdigitalisierung der Post Business Solutions kann wird insbesondere in der kommunalen Verwaltung eingesetzt werden. Die Digitalisierung von Akten kann hier konkret helfen, diese jederzeit, langfristig und revisionssicher verfügbar zu halten. Die digitalisierten Akte können damit auch in weitere Geschäftsprozesse – z. B. ins Adress-, Gebäude- und Wohnungsregister – eingebunden und damit auch leichter verarbeitet werden.
Darüber hinaus unterliegen Verwaltungsakte oft einem besonders sensiblen Datenschutz. Im Zuge des Digitalisierungsprozesses sorgen Maßnahmen wie ein elektronisches Zutrittssystem und genaue Protokollierung für die maximale Sicherheit der Daten. Zudem können sämtliche digitale Dokumente durch ein Berechtigungskonzept sowie eine VPN-Technologie vor unbefugtem Lesen, Kopieren, Ändern oder Entfernen innerhalb des Systems geschützt werden. Auch die Übermittlung der verarbeiteten Daten erfolgt verschlüsselt. So wird das moderne Städte- und Gemeindemanagement für die künftigen Herausforderungen der steigenden Datenverarbeitung optimal gerüstet.
Ihre Vorteile auf einen Blick:
- Reduktion des Papieraufkommens
- Schneller, ortsunabhängiger Zugriff auf Daten
- Keine Wegzeiten ins Archiv
- Geringerer Platzbedarf
- Verringerung der Lagerkosten
- Schonendes Digitalisieren sensibler und historischer Dokumente im Auflichtverfahren
- Großformatdigitalisierung (Bauaktarchiv)
- Ursprunggetreues, revisionssicheres und langfristiges Mikrofilmarchiv (über 100 Jahre Haltbarkeit)