Dokumenten- & Archivdigitalisierung

Sie möchten schnell, ortsunabhängig und revisionssicher auf sämtliche Daten in Ihrem Unternehmen zugreifen? Dann ist die Digitalisierung Ihrer Archive der richtige Schritt. Durch unseren umfangreichen Maschinenpark sind wir als einziges Unternehmen Österreichs dazu in der Lage, Archive jeder erdenklichen Ausprägung zu digitalisieren: von Personal- oder Kund*innenakten in Ordnern, Hängeregistern und Schachteln über Bücher, Großformate in Farbe oder Schwarz-Weiß, Pläne und technische Zeichnungen bis hin zu Mikrofilmen. Auch historisches Archivgut wie Zeitungen, Fotos, Plakate, Gemälde, Stiche, Ektachrome und Glasplattennegative kann schonend und professionell verarbeitet werden.

Mit der Dokumenten- & Archivdigitalisierung werden unübersichtliche Aktenordner zu strukturierten und überschaubaren digitalen Daten, die Arbeitsabläufe vereinfachen und dazu jede Menge Platz und Zeit sparen. Wir digitalisieren Ihre Dokumente und extrahieren auf Wunsch die relevanten Daten für Sie! Dadurch ist es Ihnen nicht nur möglich, auf Ihre Dokumente in digitaler Form zuzugreifen und diese so zu sichern – wir helfen Ihnen auch, Ihr Dokumentenmanagement so effizient wie möglich zu gestalten.

Tipp: Bei der Archivdigitalisierung Hybrid werden Ihre Unterlagen nicht nur gescannt, sondern auch direkt auf Mikrofilm übertragen. Dadurch werden die Archivunterlagen länger haltbar und bieten eine revisionssichere und ursprungsgetreue zusätzliche Archivierung.

So funktioniert die Dokumenten- & Archivdigitalisierung

1. Abholung bzw. Übernahme Ihrer Dokumente
   Sie können die Dokumente mittels Paket oder Bote zu uns schicken. Alternativ dazu kann unser Transportdienst Ihre Dokumente direkt aus Ihrem Unternehmen abholen.
2. Aufbereitung
   Im Zuge der Aufbereitung entnehmen wir die Dokumente aus ihren Ordnern, entfernen Heft- und Büroklammern und trennen gebundene Dokumente.
3. Digitalisierung
   Im Zuge der Digitalisierung scannen wir die Dokumente im Durchlaufscanner. Leere Rückseiten werden mittels Schwellwertregelung im elektronischen Dokument gelöscht.
4. Überprüfung auf Lesbarkeit
   Nach dem Scannen überprüfen wir die TIFF-Dateien auf Lesbarkeit und konvertieren sie in PDF. Auf Wunsch erfassen wir sie außerdem per OCR-Lesetechnologie, sodass Sie die Texte digital durchsuchen können.
5. Datenextraktion & Klassifizierung
   Die nun digitalisierten Dokumente werden von unserer Software klassifiziert und die darin enthaltenen Daten extrahiert.
6. Datenanlieferung
   Wir liefern die Daten per SFTP-Server an Sie. Ihre Originalbelege erhalten Sie nach Wunsch mit der abgestimmten Indexierung und Datenstruktur zurück oder wir vernichten sie datenschutzkonform.

Ihre Vorteile

• Reduzieren Sie Ihr Papieraufkommen
• Sparen Sie Lagerfläche und -kosten
• Haben Sie von überall Zugriff auf Ihre Dokumente – zeitgleich und schnell
• Bearbeiten Sie Informationen, anstatt sie zu suchen
• Wir digitalisieren Ihre Akten diskret und professionell auf Wunsch auch direkt in Ihren Geschäftsräumen
  
  

Unsere Erfolgsgeschichten

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