Automatisierte Formularerfassung & -verarbeitung Ob Antwortkarte, Bestellformular oder Fragebogen – Ihre Kunden*innen haben Ihnen viel mitzuteilen. Doch das Auswerten von Formularen ist ein komplexer Vorgang, der einige Fehlerquellen beinhaltet und wertvolle Ressourcen im Unternehmen bindet. Mit der automatisierten Formularerfassung übernehmen wir den gesamten Prozess für Sie. Vordefinierte Inhalte werden digital erfasst und nach einer Qualitätsprüfung wird der Datensatz noch am selben Tag an Sie übermittelt.

Die Komplettlösung für Ihre Formularerfassung

Neben der Formularerfassung können wir die eingegebenen Kund*innendaten überprüfen, abgleichen und auf Wunsch vervollständigen (z. B. Anreicherung mit Stammdaten). So können Sie Ihre Datenbank stets aktuell halten, um Retouren zu reduzieren, Kosten einzusparen und die Bindung zu Ihren Kund*innen zu stärken. 

So funktioniert die Erfassung & Verarbeitung der Formulare

1. Physischer & digitaler Formulareingang
   Auf dem Postweg eingehende Formulare werden im Briefzentrum der Post bereits in aller Früh aus dem Poststrom aussortiert und direkt zu uns überstellt. Auch alle Formulare, die Sie über elektronische Eingangskanäle erreichen – also per E-Mail oder Fax – können wir entgegennehmen.
2. Digitalisierung
   Physische Postsendungen werden von unseren Mitarbeiter*innen auf High-End Scannern digitalisiert.
3. Datenextraktion & Klassifizierung
   Die nun vollständig digitalisierten Formulardaten aus allen Kanälen werden klassifiziert und die darin enthaltenen Daten extrahiert.
4. Qualitätssicherung & Validierung
   Um Ihnen Daten in höchster Qualität bereitstellen zu können, werden die ausgelesenen Informationen nochmals von unseren Mitarbeiter*innen auf Korrektheit geprüft. 
5. Konformitätsprüfung
   Die Daten werden entsprechend Ihrer Anforderungen einer Konformitätsprüfung unterzogen. Diese kann zum Beispiel die Prüfung auf gültige Postleitzahlen, korrekt gewählte Optionen im Formular oder auch eine Unterschrift sein.
6. Zustellung
   Die nun strukturiert aufbereiteten Formulardaten werden an Ihr Unternehmen und die im Prozess nachgelagerten IT Systeme zur weiteren, automatisierten Verarbeitung übergeben.
7. Archivierung
   Physische Informationsträger wie beispielsweise Briefe werden nach der Verarbeitung entweder an Sie zugestellt oder für einen vorgegebenen Zeitraum gelagert. Danach werden die Belege entweder in Ihr Archiv überführt oder von uns datenschutzkonform vernichtet.

Ihre Vorteile

• Signifikante Kosteneinsparungen durch ausgelagerte, automatisierte Auswertungsprozesse
• Effizienzsteigerung und Schonung der eigenen Ressourcen
• Komplett papierlose Formularabwicklung
• Schnelleres Responsemanagement und Erhöhung der Kund*innenzufriedenheit
• Kontrolle und Transparenz durch jederzeit abrufbare Dokumentation
• Topaktuelle Kund*innendaten durch tagesaktuellen Datenabgleich
• Gewährleistung einer anonymen Datenverarbeitung mit datenschutzgerechter Originalvernichtung