Mailroom Tracking Sendungen verfolgen

Um jederzeit zu wissen, wo sich ausgegangene Sendungen beziehungsweise interne Schreiben befinden, ist eine effiziente und zuverlässige Sendungsverfolgung notwendig. Besonders bei eingeschriebenen Briefen weiß man gerne, wo sich diese befinden. Mit Mailroom Tracking werden aus- und eingehende Sendungen Ihrer Poststelle erfasst, verfolgt und archiviert. So kann der Status einer Sendung nicht nur innerhalb des Unternehmens sondern auch darüber hinaus jederzeit abgerufen werden.

So funktioniert Mailroom Tracking im Posteingang

Nach der Erfassung über ein Smartphone und dem Auslesen der Anschrift mittels OCR erfolgt die Zuweisung an den*die Empfänger*in. Der*die Empfänger*in bestätigt die Übernahme durch eine Unterschrift in der App oder mithilfe einer NFC-fähigen Mitarbeiterkarte. Anschließend werden die Sendung und alle zugehörigen Daten archiviert. So ist jederzeit nachvollziehbar, wer die Sendung wann entgegengenommen hat.

So funktioniert Mailroom Tracking im Postausgang

Sämtliche ausgehende eingeschriebene Sendungen werden gescannt – auch hier funktioniert das Auslesen der Anschrift mittels OCR – in Mailroom Tracking eingespielt und in Aufgabelisten zusammengefasst. Durch Darstellung des Zustellungsstatus in der Übersicht haben Sie den Status Ihrer versendeten Einschreiben jederzeit im Blick.

Übrigens: Zuverlässiges firmeninternes Tracking funktioniert auch bei Rechnungen – unser Mailroom Invoice sorgt für den Durchblick.

Höchste Sicherheit

Mailroom Tracking nutzt eine österreichische Cloud und Ihre sensiblen Geschäftsdaten bleiben zu 100 % in Österreich, wo sie strengen Sicherheitsstandards unterliegen.

Ihre Vorteile

• Nachvollziehbarkeit ein- und ausgehender Sendungen in wenigen Sekunden
• Übersichtlicher Verteilungsprozess
• Elektronische Übernahme der Sendungsnummern
• Effiziente Datenverarbeitung dank Scanner-Unterstützung
• Sofort verfügbare App- und Cloud-Lösung
• Hohe Sicherheitsstandards
• Automatische Benachrichtigung von Empfänger*innen
• Ersparnis der fehleranfälligen und mühseligen Eingabe der Anschrift durch OCR

Unsere Erfolgsgeschichten

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